Reuniões Produtivas: Produtividade, foco e clareza em 2020

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REUNIÕES PRODUTIVAS: MAIS PRODUTIVIDADE, FOCO E CLAREZA EM 2020

A capacidade de se comunicar é, hoje, um fator crítico de sucesso pessoal e profissional, o que nos leva a crer que equipes que se comunicam de maneira clara e eficiente têm mais chances de obterem sucesso em seus projetos e terem uma atmosfera de respeito, parceria e melhoria contínua. A comunicação ocorre por diferentes canais, com diferentes objetivos e de diferentes formas, uma delas é através das tão polêmicas “reuniões” que, se bem conduzidas, possuem o poder de criar sinergia e acelerar o crescimento, mas se mal conduzidas, se tornam “assassinas da produtividade”.

Aqui na Nexo adotamos um método que nos ajuda a ter reuniões produtivas de fato, evitando excesso de tempo gasto e falta de foco nas discussões. Este método possui 3 premissas que agora dividimos com vocês:

#1 Se puder ser um e-mail ou ligação, não faça reunião

Nem tudo precisa ser discutido em uma reunião. Tentamos resolver o que precisamos da maneira mais simples e rápida e, caso seja indispensável, agendamos uma reunião para tratar do assunto. Adicionalmente, se for possível fazer esta reunião de maneira remota (usando Skype, Zoom etc.) ganharemos ainda o tempo de deslocamento, aumentando mais a eficiência da reunião.

Então, avalie de maneira criteriosa se a reunião é necessária ou não. Quanto mais tempo gastamos com reuniões desnecessárias, menos tempo tempos para produzir coisas relevantes e lucrativas para nós e para a empresa.

#2 Reuniões não existem para apresentar dados, mas sim para discuti-los

Uma reunião é uma oportunidade valiosa e cara demais para gastar tempo apresentando dados, gráficos e estatísticas – O ideal é que isto seja apresentado de maneiras diferentes, como em relatórios e dashboards de equipes, e que todos cheguem na reunião cientes do cenário a ser discutido. Assim, quando todos estiverem juntos, o tempo será investido para PENSAR em soluções e CRIAR estratégias.

Com isso, defina como você irá transmitir dados e informações de maneira prévia para que as pessoas cheguem preparadas para discuti-las. É importante também incentivar para que as pessoas de fato vejam estas informações, caso contrário a reunião irá fracassar em seu objetivo de gerar valor para a organização.

#3 Tenha um processo claro

Quando transformamos uma ação recorrente em um processo (com etapas, métodos etc.), economizamos tempo, já que não precisaremos “pensar” toda vez na mesma coisa, e reduzimos o risco de termos problemas de comunicação e execução. Aqui na Nexo, nossas reuniões são conduzidas por um processo contendo 3 etapas:

Etapa 1 – Definimos a pauta (objetivo da reunião, integrantes, tópicos, data e duração) e enviamos para os interessados, fazendo o agendamento em nosso calendário de trabalho (aqui usamos o Google Suite) e da sala onde fisicamente iremos nos reunir. Neste link, você encontra um modelo de pauta de reunião.

Etapa 2 – Realizamos a reunião tendo o cuidado de seguir a pauta. Sempre existe um mediador na reunião, responsável por manter os assuntos e tempo alinhados, e um responsável por criar a Ata contendo as decisões e próximos passos. Caso não exista alguém à disposição para criar a Ata na reunião, uma alternativa é gravar e depois transcrevê-la.

Etapa 3 – Após a reunião, enviamos um e-mail com a Ata para todos os integrantes e confirmamos o recebimento. Se quiserem uma sugestão de modelo de Ata, vocês conseguirão neste link.

Esperamos que tenham gostado e caso precisem de ajuda para implementar o processo de reuniões eficientes, contem com a gente! 

Paulo Set.

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